С начала 2016 года организации, занимающиеся розничной торговлей спиртными напитками, должны вести специальный журнал учета реализованной алкогольной продукции.
Влияет ли форма налогообложения и юр. статус на ведение журнала
Журнал обязаны вести все предприятия, независимо от налоговой системы, по которой они работают. Также не имеет значения и организационно-правовой статус компании: требование по наличию журнала относится и к индивидуальным предпринимателям, и к юридическим лицам.
ФАЙЛЫ
При этом стоит отметить немаловажный факт: журнал должен быть только у тех организаций, которые занимаются розницей, к оптовикам это обязательство не относится. Как отличить розничного продавца от оптовика? Очень просто: розница предназначена для продажи спиртного для личных нужд покупателей и, соответственно, идет ограниченным объемом. А вот опт, как правило, преследует совсем другие цели, в основном перепродажу, а, значит, и реализуется крупными партиями.
Где заполняется журнал
Журнал относится к первичным учетным документам, но, тем не менее, место его ведения – не бухгалтерия, а непосредственно точка продажи спиртной продукции: магазин, кафе, бар, ресторан, буфет и т.д. При этом есть одна важная особенность, которую должны соблюдать все розничные торговцы спиртным: если организация имеет два или более магазина (или иных заведений), в которых производится розничная продажа спиртосодержащих напитков, то свой отдельный журнал должен вестись в каждом из них.
Заполнять журнал следует непосредственно после продажи спиртного или чуть позже, но не позднее, чем на следующей день после реализации товара.
Какие напитки вносить в журнал
В журнал требуется вносить информацию о любых алкогольных напитках, продаваемых в торговой точке или общепитовском заведении. Требование это в равной степени касается крепкого алкоголя (водки, рома, виски, коньяка и т.д.), всевозможных вин, пива, а также различных коктейлей и других спиртосодержащих питьевых жидкостей.
Что делать с напитками, которые продаются на розлив
Этот вопрос встречается довольно часто: предпринимателям, торгующим в розлив, например, в барах или кафе, непонятно, как вносить в журнал данные о проданной продукции. Все просто: эта процедура ничем не отличается от той, которая применяется в отношении невскрытой тары. То есть, открыв бутылку для розлива, предприниматель должен обозначить ее в журнале не позднее следующего дня (независимо от того полностью она была реализована или частично).
Куда предоставлять журнал
Журнал может потребоваться для предоставления в государственные контролирующие органы (к примеру, налоговую инспекцию). Однако, никакой регулярности, как например, с декларациями, в этом вопросе в законодательстве не обозначено. Это значит, что в большинстве случаев, документ будет проверяться надзорными ведомствами при выездных проверках или иных контрольных плановых и внеплановых мероприятиях.
Что будет, если не вести журнал
Если организация торгует спиртным в розницу, то ведение рассматриваемого журнала является ее прямой обязанностью. Отсутствие этого документа может привести к вполне реальным санкциям.
Таким как административный штраф, причем как на должностных лиц (до 15 тыс. руб), так и на саму компанию (до 200 тыс. руб). Важный момент: не только отсутствие журнала может вызвать вышеобозначенное наказание, но и нарушение порядка его заполнения. Кроме собственно материальных потерь, на организацию может быть наложен запрет на торговлю спиртными напитками, что, безусловно, будет наиболее серьезной потерей.
Как составить журнал
Журнал имеет унифицированную форму, которая обязательна к заполнению. При этом вести его можно как в «живом», так и в электронном виде. В отношении бумажной версии никаких особых условий не выдвигается, то есть отсутствуют требования по цвету ручки, или, например, нумерации и шнуровке журнала. Также нет указаний относительно правок, которые можно вносить в документ и того, как именно это делать, поэтому на всякий случай к оформлению журнала следует относиться очень внимательно, не допуская нарушений.
А вот что касается электронного формата, то тут все более четко: журнал нужно вести только при применении системы ЕГАИС, при этом часть розничных точек должна подключаться к этой системе в обязательном порядке (например, те, кто осуществляет продажу алкоголя в городах и крупных селах — если численность населения свыше 3 тыс. человек).
ИП и предприятия, реализующие спиртное вкупе с предоставлением услуг общепита, от подключения к ЕГАИС освобождены (т.е. как раз именно они и могут использовать бумажный журнал).
Журнал формируется в единственном оригинальном экземпляре. При этом такой графы, как подпись ответственного работника в нем нет, что обозначает, что он не должен содержать этот автограф (поскольку в законе указано, что редактировать документ исходя из потребностей организации нельзя). В отношении печати действует то же правило: заверять его при помощи штемпельного изделия необходимости нет.
- В начале журнала расположены стандартные строки, которые, как и почти все прочие ячейки (за исключением штрих-кода) обязательны к заполнению. Сюда надо вписать название организации, ее ИНН, КПП, адрес места расположения.
- Далее идет несложная табличка, в которую вносятся: порядковый номер товара, дата розничной продажи, штрих-код, название алкогольного напитка (вид, марка), код продукции (у каждого вида алкоголя он свой, но присваивается не отдельной организацией, а законодательством), емкость (объем) и количество проданного товара в одни руки.
- После окончания смены производится подсчет, и в бланк вписываются итоговые результаты по каждому коду продукции и наименованию, а также общее количество.
С 1 января 2016 года магазины должны вести журнал учёта продаж алкоголя, спиртосодержащей продукции и пива (приказ № 164 от 19.06.2015). Федеральная налоговая служба штрафует за отсутствие журнала — должностные лица платят до 15 000 рублей, а юридические до 150 000. Мы покажем, как заполнять журнал и как сделать ведение проще.
Правила ведения журнала учета продаж алкоголя
Кто обязан вести журнал:
- Розничные продавцы алкогольной и спиртосодержащей продукции
- Магазины разливного пива и пивных напитков (сидра, пуаре, медовухи)
- Предприятия общепита
Вести алкогольный журнал нужно даже после подключения к ЕГАИС. Если у вас сеть магазинов, то у каждого филиала должен быть свой журнал.
Когда делать запись в журнал
Не позднее следующего дня после продажи алкоголя.
Если в магазине продаются разливные алкогольные напитки, то в журнале надо отражать факт вскрытия транспортной тары.
Форма журнала
Журнал — это таблица с набором полей. Вы можете заполнять её в тетради или блокноте.
Также журнал можно вести в таблице Excel. Если к вам придут с проверкой — распечатайте журнал и покажите. Главное, заполнять нужные поля и соблюдать форму.
Ведение журнала средствами ЕГАИС
Вести журнал можно с помощью ЕГАИС, если магазин подключен к системе и отправляет данные о продажах алкоголя в ФСРАР. Владелец магазина сможет распечатать журнал в личном кабинете на сайте ФСРАР.
Обязательная информация
Данные предпринимателя и магазина:
- Наименования организации
- ФИО индивидуального предпринимателя
- ИНН (личный)
- ИНН индивидуального предпринимателя
- Адрес магазина
Информация о проданных товарах:
- Порядковый номер (графа 1)
- Дата розничной продажи (графа 2)
- Штриховой код (марка PDF-417) (графа 3)
- Наименование продукции (графа 4)
- Код вида продукции (графа 5)
- Емкость, л (графа 6)
- Количество, шт (графа 7)
Разница между бумажным вариантом и электронным
В бумажном журнале заполнять графу 3 «Штриховой код» не нужно.
При ведении журнала средствами ЕГАИС все поля заполняются автоматически.
Каждый день в журнал надо записывать итоги продаж:
- Итого по каждому коду виду алкогольной продукции
- Итого по наименованию каждого вида алкогольной продукции
- Итого по количеству (шт)
Совет: если ведете журнал в электронном виде, каждый день распечатывайте страницы с продажами за смену и складывайте в отдельную папку. В таком случае проверка не застанет вас врасплох.
Ведение алкогольного журнала с кассами Viki
Кассовая программа автоматически записывает все данные о проданном алкоголе. Вам не нужно заполнять ни одну графу. Чтобы напечатать журнал, надо лишь выбрать временной промежуток. Например: с 1.01.16 по 1.04.16.
Мы записали на видео весь процесс продажи алкоголя — от сканирования штрих-кода до фиксации продажи в журнале.
С 2016-го года (прим. - приказом №164 от 19/06/15) действует новый порядок заполнения журнала учета продаж алкоголя. Нововведения касаются розничных продаж, как алкоголя и спиртосодержащей продукции, так и пива и напитков, содержащих спирт (медовуха, сидр и пр.). Данный журнал учета теперь должны вести и предприятия общепита, и магазины, торгующие в розницу.
Новое в ведении журнала продаж по ЕГАИС с 1 января 2016 года – что изменилось?
Приказ №164 коснулся всех, кто связан с реализацией алкогольной продукции. Наказание за нарушение закона - штраф до 15000 р. для должностных лиц и до 200 000 р. для юридических. Причем штраф могут потребовать и во внесудебном порядке.
Итак, каковы нововведения - что изменилось?
- Приказ №153 больше не действует. Как и порядок ведения прежнего журнала.
- Охват розничных точек теперь учитывает не только торговлю пивом, но и прочими напитками (прим. - на основе пива, сидра, медовухи и пуарэ).
- Ведение журнала должно быть ежедневным, и на отображение всей информации о продажах есть только сутки (не позднее!).
- Вместо 15-ти граф журнала - только 8, и часть «Приход» отсутствует.
- Появилась новая графа - «Штриховой код» (в «бумажном» журнале данная графа не заполняется).
- В части «Расход» теперь отображают только розничную продажу.
- Количество тары не указывается. Причина - в необходимости отдельных записей на каждую единицу товара.
- Отсутствуют итоговые значения, а также «срок хранения» и «отчетный период».
Общие правила ведения журнала продаж в ЕГАИС – можно ли вести журнал в электронном виде?
Из ключевых особенностей ведения данного Журнала можно выделить следующие:
- Ведение Журнала начинается с 1-го января 2016-го.
- Заполнение происходит непосредственно по месту ведения деятельности и не позднее суток с момента продажи.
- Под термином «тара» подразумевается, как транспортн/тара для розлива, так и потребительская тара.
- При продаже в розлив всю информацию вносят непосредственно в момент вскрытия тары.
- Возвращенная продукция вносится в журнал заново по факту продажи.
- Продукция, представляющая собой некрепкий алкоголь без акцизных и спец/марок, не вносится в 8-ю графу.
Как заполнять журнал?
Прежде всего - реквизиты ИП либо компании , включающие в себя названия/ФИО, адрес реализации продукции, а также ИНН. Далее заполняется журнал по графам:- 1-й пункт: порядковый номер.
- 2-й пункт: дата продажи либо вскрытия тары.
- 3-й пункт: штрихкод (прим. - только для электронной версии журнала).
- 4-й пункт: название продукта соответственно сопроводительным документам.
- 5-й пункт: код вида продукта согласно Классификатору.
- 6-й пункт: емкость тары в литрах.
- 7-й пункт: кол-во проданных тар/упаковок.
На заметку:
- При ведении электронного журнала с применением ЕГАИС для граф с 4 по 7 заполнение не требуется.
- Ведение журнала разрешено и в электронном, и в «бумажном» виде. 1-й вариант подразумевает формирование журнала у себя в личн/кабинете ЕГАИС, а 2-й вариант заполняется вручную, с применением специальных товароучетных программ либо иных автоматиз/систем.
- При ведении электр/журнала используется исключительно сканер 2-мерных штрихкодов PDF417 и специальное ПО, интегрированное с ЕГАИС.
Пример заполнения журнала продаж алкоголя в ЕГАИС
5 самых распространенных ошибок в заполнении журнала продаж при ЕГАИС – как их избежать?
Один из самых важных моментов при формировании декларации - недопущение ошибок.
Как минимизировать «человеческий фактор» и избежать проблем?
- Различные производители 1-го товара. Решение: отражать производителя продукта на уровне приходных документов.
- Различные виды алкоголя у 1-го товара. Решение: корректное введение данных (как и в предыдущем пункте) на уровне приходных документов. При этом кода вида алкоголя отражается в табл/части приходной накладной, за счет чего минимизируется риск ошибки оператора даже при условии схожести видов по названиям.
- Различные КПП у 1-го поставщика. Решение аналогичное: грамотный учет на уровне прихода гарантирует формирование корректных отчетов.
- Неполные данные в декларации. При введении номенклатуры в произвольном порядке существует риск серьезного количества ошибок. Решение: использование шаблона ввода номенклатуры. При наличии факта неправильного ведения справочника следует применять инструмент, заполняющий параметры нужных карточек номенклатуры автоматически (прим. - «групповая обработка товаров»).
- Указание неверных количественных данных по расходу/приходу. Решение: важный момент - разобраться в источнике неверных показателей, воспользовавшись спец/отчетом в конфигурациях, созданным на основе алког/декларации.
Самые популярные вопросы о ведении журнала по ЕГАИС
- Как вести записи в журнале учета при торговле алкоголем в розлив?
Ответ: в этом случае данные вносятся в журнал учета непосредственно при вскрытии тары (прим. - полностью - объем тары и вес).
- Требуется ли ведение журнала учета в Крыму с 1 января 2016 года или есть отсрочка?
- Как вести записи в журнале, если ООО продает и алкогольную продукцию, и пиво?
Ответ: Ведение журнала осуществляется отдельно по каждому конкретному юр/лицу. Если организация одна, то и журнал учета один.
Было отменено действие приказа №153 от 23 мая 2014 года, а также утверждена новая форма и порядок заполнения Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции. Приказ вступает в силу 1 января 2016 года .
Изменения в учете алкоголя распространяются на розничную продажу:
- алкоголя;
- спиртосодержащей продукции;
- пива и напитков на основе пива, сидра, пуаре, медовухи или спиртосодержащей продукции.
Таким образом, с 1 января 2016 года Журнал обязаны вести как розничные магазины , так и предприятия общественного питания .
Уважаемые пользователи ДАЛИОН! Обращаем ваше внимание, в соответствии с требованиями законодательства во все версии ДАЛИОН (за исключением ДАЛИОН: Управление магазином.ЛАЙТ) будет добавлен Журнал учета алкоголя. Согласно регламенту поддержки пользователей, обновления предоставляются бесплатно.
Ключевые особенности ведения Журнала учета розничных продаж алкоголя
Ниже перечислены ключевые особенности ведения Журнала:
- дата начала ведения Журнала 1 января 2016 года;
- Журнал заполняется по месту осуществления деятельности (на каждом обособленном подразделении);
- Журнал заполняется по факту продажи тары или по факту вскрытия тары;
- Журнал заполняется не позднее следующего дня после факта продажи или факта вскрытия тары;
- под тарой понимается как потребительская тара, так и транспортная тара, предназначенная для розлива.
Заполнение Журнала
- 1 - Номер по порядку.
- 2 - Дата розничной продажи или дата вскрытия тары;
- 3 - Штриховой код формата PDF 417* (заполняется только при формировании Журнала в ЕГАИС, для печатной формы заполнение не требуется).
- 4 - Наименование продукции по сопроводительным документам.
- 5 - Код вида продукции (по утвержденному ФСРАР классификатору).
- 6 - Емкость тары;
- 7 - количество тары.
*Штриховой код PDF 417 наносится производителем (и/или импортером) на Акцизную Марку (АМ) или Федеральную Специальную Марку (ФСМ).
В отличие от предыдущих версий в приказе не определен отчетный период. Итоги заполняются с каждодневной периодичностью.
Журнал можно вести как в печатном, так и в электронном виде. Под электронным видом понимается автоматическое формирование Журнала в личном кабинете ЕГАИС. В печатном виде Журнал можно заполнять как вручную, так и с использованием товароучетных программ или других автоматизированных систем.
Программные решения ДАЛИОН позволяют вести Журнал для как для одиночных, так и для сетевых предприятий в разрезе обособленных подразделений.
Для продукции с АМ и ФСМ заполнение Журнала посредством ЕГАИС производится только с использованием сканера двумерных штриховых кодов PDF417. Такой вариант ведения Журнала предполагает специализированное программное обеспечение (кассовая программа), которое интегрировано с ЕГАИС (передает в базу ЕГАИС АМ и ФСМ).
Теги: учет алкоголя, журнал учета алкоголя
Журнал учета розничной продажи пива и другой алкогольной продукции. Пример заполнения. Автоматизация в программе Excel и средствами ЕГАИС.
Журнал учета розничной продажи алкогольных напитков
Правильно он называется «Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции». Его форма и порядок заполнения утверждены Приказом Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 № 164 «О форме журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции», который вступил в силу с 1 января 2016 года.
Согласно Приказу №164 Журнал учета розничных продаж алкогольной продукции заполняется на бумажном носителе или в электронном виде с помощью средств ЕГАИС. Журнал на бумажном носителе может заполняться как вручную, так и с использованием технических средств (кликните по миниатюре для ее увеличения в записи #594 на открывшейся странице форума), и храниться в электронном виде с возможностью распечатать по требованию проверяющих органов.
Образец заполнения Журнала учета розничной продажи алкоголя
Так как порядок заполнения, утвержденный Приказом №164 допускает разночтения, что вызвало множество вопросов у розничных продавцов алкоголя, Росалкогольрегулирование опубликовало 15.01.2016 пример заполнения Журнала учета розничных продаж пива и других алкогольных напитков на бумажном носителе.
В примере указана сквозная нумерация записей продаж, но, давая позже ответ на вопрос одного из продавцов, ФСРАР ответил о необходимости начинать нумерацию каждый день заново (кликните по миниатюре для ее увеличения в записи #589 на открывшейся странице форума).
Как видно из примера, организации, торгующие и пивом, и крепким алкоголем в одной торговой точке, должны вести учет объема их продаж в одном Журнале.
О необходимости сшивать и заверять подписью и (или) печатью Журнал учета продажи алкоголя сведений на сегодня (14.05.2016) нет.
Журнал учета розничной продажи и крепкий алкоголь
Для продавцов крепкого алкоголя проблема ведения Журнала учета розничной продажи алкогольной продукции скоро станет неактуальной, так как они обязаны фиксировать данные в ЕГАИС в части розничной продажи алкогольной продукции с 01.07.2016 в городских поселениях и с 01.07.2017 в сельских поселениях, для организаций в республике Крым и Севастополе - с 01.01.2017 в городских поселениях и с 01.01.2018 в сельских поселениях. Поэтому перед ними стоит выбор: или фиксация розничных продаж в ЕГАИС с автоматическим заполнением Журнала учета, или прекращение торговли всеми видами алкоголя, кроме пива. Розничная продажа пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи в .
Журнал учета розничной продажи и пиво
Журнал учета розничной продажи пива остается актуальным на неопределенный срок для малых предприятий, торгующих пивом, которые не могут себе позволить (или не хотят по каким-то причинам) оборудовать торговые точки техническими средствами для фиксации розничных продаж.
Главной проблемой, практически не решаемой для таких продавцов, является соответствие показателей Журнала учета розничной продажи пива с данными квартальной декларации. Облегчить себе работу можно, добавив в Журнал учета дополнительные (не включенные в область печати) графы - производитель и поставщик, что увеличит нагрузку на работника, ответственного за заполнение. И все-равно, внесение в квартальную декларацию в ручном режиме реализацию из Журнала учета розничной продажи пива настолько кропотливая работа, что ее выполнение можно считать практически невозможным. Любопытно, а как проверяющие будут сравнивать журнал с декларацией, пусть даже выборочно? В их случае наиболее простой способ - это подсчитать по одному из кодов вида продукции объем за квартал по журналу и сравнить с декларацией. К счастью, кодов у пива и напитков на его основе немного, поэтому можно самим, заранее, при подготовке декларации посчитать итоги по кодам из журнала и скорректировать реализацию в декларации.
Автоматизация при заполнении в программе Excel
Заполнять Журнал учета розничной продажи алкогольной продукции лучше на компьютере или ноутбуке, несмотря на то, что придется разместить его вместе с принтером на торговой точке, и, возможно, обучить персонал. При этом, если учет вести в программе Excel, можно организовать выбор номенклатуры из раскрывающегося списка, автоматическую подстановку кода вида продукции и автоматизировать подведение итогов за день.
Итоги подведены
Для проверки работоспособности программы на вашем компьютере подведите итоги за два дня из оставленного в файле примера и сравните с итогами из образца Журнала учета от ФСРАР. Если все нормально, отличия могут быть только в порядке следования отдельных итогов, так как сортировку по алфавиту или, соответственно, по увеличению номера кода я не применил.
Перед началом работы с реальными данными удалите строки с образцами записей до строки с подкрашенной ячейкой в графе с кодами видов продукции.
Строки для новых записей копируются путем протягивания вниз выделенной нижней строки таблицы за правый нижний угол.
Автоматизация Журнала средствами ЕГАИС
О возможности ведения журнала учета розничных продаж пива и напитков на его основе с помощью средств ЕГАИС говорится в информационном сообщении на его портале ():
Информационное сообщение о порядке ведения журнала учета розничных продаж в отношении пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.
В соответствии с Федеральным законом от 22.11.1995 N 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции" розничная продажа пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи не подлежит учету в системе ЕГАИС.
При этом, заполнение журнала учета розничных продаж в отношении пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи в электронном виде с использованием программных средств ЕГАИС производится следующим образом:
- остатки продукции переводятся во второй регистр;
- ежедневно в ЕГАИС фиксируется акт списания реализованной продукции с указанием причины списания: «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС».
Указанный акт заполняется в соответствии с порядком заполнения Журнала розничных продаж, утвержденным Приказом Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 N 164 "О форме журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции и порядке его заполнения".
Акт списания будет не только формировать журнал учета розничных продаж, но и формировать достоверные остатки продукции на организации, уменьшая остатки на объем списанной продукции.
С 01.07.2016 года фиксация розничной продажи маркируемой алкогольной продукции организациями (за исключением общепита) в городских поселениях становится обязательным лицензионным условием. Отправленные до 01.07.2016 года данные по розничной продаже использоваться Росалкогольрегулированием в контрольной деятельности не будут. В связи с тем, что фиксация в ЕГАИС розничной продажи пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи действующим законодательством не предусмотрена, Росалкогольрегулирование исключает из документооборота ЕГАИС документ, соответствующий приложению 2.5 Технического описания по работе с УТМ (ссылка). Кассовое программное обеспечение организации, формирующее в настоящий момент указанный документ, может накапливать их у себя и по окончании операционного дня формировать на их основе и фиксировать в ЕГАИС акт списания.
Как это реализовать практически, вы можете уточнить у специалистов технической поддержки вашего оператора, через которого вы подтверждаете поступление пива в ЕГАИС.